شیما صاحبقرانی
استفاده از سامانه پیام کوتاه برای نوبت دهی یکی از بهترین ابزارها برای مشاغل ارائه دهنده خدمات است. تفاوتی ندارد چه نوع خدماتی را در کسب و کار خود ارائه می‌کنید، چه یک پزشک باشید که برای بیماران خود نوبت هایی تنظیم کردید و چه یک تعمیرگاه که برای ارائه خدمات تعمیر تخصصی به مشتریان خود نوبت داده‌اید، مطمئنا تاکنون با مشکلاتی نظیر عدم مراجعه افراد و از دست رفتن نوبت یا عدم هماهنگی در نوبت دهی مواجه شده‌اید.
در این مقاله قصد داریم شما را با استفاده از سامانه پیام کوتاه برای نوبت دهی آشنا کنیم تا بدانید چگونه می‌توان از این سیستم به عنوان راه حلی برای رفع مشکلات نوبت دهی استفاده کرد.
مشکلات رایج در نوبت دهی و راه حل سامانه پیامکی برای رفع آنها
۱- عدم حضور مراجعین در نوبت رزرو شده
زمانیکه افراد در نوبتی که به آنها داده شده، حضور نمی‌یابند، به این معنی است که بخشی از سرمایه خود را از دست داده‌اید؛ زیرا نه تنها وقت کارکنان یا دستگاه های ارائه دهنده خدمات شما، به هدر رفته، بلکه عدم حضور مراجعه کننده به معنای از دست دادن درآمد است.
راه حل سامانه پیام کوتاه برای شناسایی افردی که می‌خواهند نوبت خود را لغو کنند چیست؟
با ارسال پیام کوتاه به مشتریان، یک الی دو روز قبل از نوبتی که رزرو کرده‌اند، می‌توانید تشخیص دهید که کدامیک از آنها امکان مراجعه سر نوبت خود را ندارند. به این ترتیب، زمان کافی برای جایگزین کردن مشتریان دیگر در آن نوبت را خواهید داشت.
۲- عدم رضایت مشتریان به علت انتظار در صف
انتظار در صف برای اکثر مشتریان خسته کننده است. هیچ کس دوست ندارد احساس کند وقتش ارزشمند نیست! یک راه ساده و مقرون‌به‌صرفه برای کاهش چشمگیر اتلاف وقت مراجعین، ارسال پیامک به افرادی است که در صف انتظار قرار گرفته‌اند.
راه حل سامانه پیام کوتاه برای کاهش زمان انتظار در صف چیست؟
با برنامه ریزی پنل پیامکی، می‌توان پیامکی برای مراجعین ارسال کرد و تعداد افراد در صف و حدود ساعتی که نوبت آنها می‌شود را اعلام نمود. به این ترتیب، مراجعین مجبور نیستند از ساعت ها قبل در صف انتظار بایستند. بلکه می‌توانند با توجه به زمان اعلام شده در پیامک، برنامه ریزی کرده و سر وقت به محل مراجعه کنند.
۳- فراموش کردن تاریخ و ساعت نوبت
یکی دیگر از رایج ترین مشکلات مشتریان یا بیماران، فراموش کردن تاریخ و ساعت نوبت است. به همین دلیل، یادآوری نوبت، یکی از متداول ترین روش هایی است که از ارسال اس ام اس برای آن استفاده می‌شود.
راه حل سامانه پیام کوتاه برای یادآوری نوبت چیست؟
ارسال پیامکی حاوی تاریخ و ساعت قرار ملاقات، به طور قابل توجهی، امکان عدم حضور مراجعین سر وقت خود را کاهش می‌دهد و از طرف دیگر، روشی موثر برای افزایش تعامل مشتری و بهبود رضایت مراجعه کنندگان است.
پیام کوتاه یادآوری معمولا حاوی اطلاعات زیر است:
- نام مشتری یا بیمار
- نام پزشک یا شرکتی که پیامک از طرف آن ارسال شده
- اطلاعات مربوط به تاریخ و ساعت نوبت
- دستورالعمل واضحی برای اینکه گیرنده پیامک چگونه می‌تواند نوبت خود را تایید کرده یا ساعت قرار ملاقات خود را تغییر دهد.
با کاربردهای سامانه پیام کوتاه برای نوبت دهی آشنا شوید!
- تأیید و یادآوری رزروها و نوبت های برنامه ریزی شده به مشتریان
- اطلاع رسانی به مراجعین در خصوص قرار ملاقات ها، مشاوره ها یا نوبت های بعدی
- یادآوری به مشتریان برای رزرو نوبت یا چک آپ های بعدی
- یادآوری شرکت در جلسات و مصاحبه ها
- ارسال اس ام اس برای رزرو یا تغییر نوبت
- اطلاع رسانی درباره شیفت کاری و اطمینان از اینکه کارکنان از شیفت های برنامه ریزی شده خود، آگاه هستند
- پیگیری – به عنوان مثال: برای دریافت بازخورد، ارائه اطلاعات بیشتر برای استفاده از دارو و غیره.
چگونه از سامانه پیام کوتاه برای نوبت دهی استفاده کنیم؟
پیامک های نوبت دهی، معمولا شامل یک لینک یا یک کد کوتاه هستند که برای نوبت دهی، رزرو یا تغییر تاریخ و زمان قرار ملاقات‌ها، برنامه‌ریزی‌شده شده‌اند. در سامانه پیام کوتاه می‌توان ارسال خودکار این پیامک ها را تنظیم کرد که این امکان را به کسب و کارها می‌دهد تا به راحتی پیام ها را به مراجعین و مشتریان خود ارسال کنند. امکان مشاهده و پاسخ‌دهی فوری به پیامک، این روش نوبت دهی را به یکی از بهترین راه ها برای برقراری ارتباط با مراجعین برای مشاغل خدماتی تبدیل کرده است.
در سامانه پیام کوتاه، کسب و کارها می‌توانند به یکی از روش های زیر از مشتریان بخواهند تا قرار ملاقات خود را تایید کرده یا تاریخ آن را تغییر دهند:
۱- درج لینک برای لغو نوبت یا تغییر زمان نوبت رزرو شده
درج لینک یکی از متداول ترین روش ها برای هدایت مراجعین به صفحه نوبت دهی وب سایت شما است. در این صفحه، مراجعین می‌توانند زمان نوبت خود را تغییر داده یا قرار ملاقات را کنسل کنند.
نمونه ای از پیامک حاوی لینک می‌تواند به صورت زیر باشد:
“سلام خانم اسفندیاری، شما در ساعت ۹:۱۵ مورخ ۱۷ بهمن در کلینیک *** نوبت دارید. لطفاً جهت تایید نوبت رزرو شده یا تغییر روز و ساعت آن به لینک زیر مراجعه کنید.»
استفاده از لینک در پیامک، شرایط و قوانین خاص خود را دارد، بهتر است قبل از درج لینک حتما با کارشناسان فراپیامک در این خصوص مشورت کنید.
۲- درج کد کوتاه برای تایید یا لغو نوبت توسط مشتری با ارسال پیام کوتاه به یک سرشماره خاص
استفاده از کد کوتاه یا short code روش دیگری برای تعامل با مخاطبان است. در این روش افراد می‌توانند با ارسال یک کد، عدد یا یک کلمه به یک سرشماره خاص، نوبت خود را کنسل کرده یا تائید کنند.
نمونه ای از پیامک حاوی کد کوتاه به صورت زیر است:
“سلام آقای فخری، شما در تاریخ ۲ اسفند ساعت ۱۵:۲۰ در مطب دکتر *** نوبت دارید. برای تأیید نوبت عدد ۱ و برای لغو نوبت عدد ۲ را به همین شماره ارسال کنید.»
جمع بندی
ارسال اس ام اس از طریق سامانه پیام کوتاه فراپیامک برای نوبت دهی و پاسخ دادن گیرندگان به پیام شما، ساده تر از روش های دیگر مانند تماس تلفنی برای تایید یا لغو نوبت است که به نظر می‌رسد برای اکثر مشاغل خدماتی از بیمارستانها و کلینیک ها گرفته تا دفاتر خدماتی، عملکرد مناسبی داشته است!
چرا استفاده از سامانه پیام کوتاه برای نوبت دهی مهم است؟
به طور کلی، زمانیکه یک بیمار یا مشتری در نوبتی که برای او برنامه ریزی شده حضور نمی‌یابد یا در آخرین لحظه آن را لغو می‌کند، کسب و کارها و مشاغل خدماتی متضرر می‌شوند. سامانه پیامک کوتاه به آنها کمک می‌کند تا عدم حضور مراجعین را زودتر تشخیص داده و نوبت آنها را جایگزین کنند.
آیا می‌توان با استفاده از پیامک، نوبت را لغو کرد؟
بله. با درج یک کد کوتاه اختصاصی می‌توانید از گیرنده بخواهید که با پاسخ به پیامک شما و ارسال یک عدد یا یک کلمه خاص، نوبت خود را لغو کند.
سامانه پیام کوتاه برای نوبت دهی برای چه مشاغلی مناسب است؟
تمام مشاغل خدماتی از جمله پزشکان، تعمیرکاران، دفاتر خدماتی، سالن‌های آرایشی، کلینیک‌های زیبایی و غیره می‌توانند از این سامانه استفاده کنند.
