مدیریت برگزاری نمایشگاه

مدیریت برگزاری نمایشگاه را می‌توان دریچه‌ای برای ورود به بازار فعالیت و روشی برای تبلیغات محصولات و خدمات دانست.

در صورت عدم رعایت اصول مدیریت برگزاری نمایشگاه توسط شرکت کنندگان، سودی عاید شرکت نمی‌شود؛

بلکه باعث تخریب چهره‌ی آن سازمان در دید مخاطبان می‌گردد.

با توجه به اهمیت خدمات نمایشگاهی در مقوله‌ی بازاریابی، در ادامه سعی داریم تا توضیحات بیشتری در خصوص موارد ذیل ارائه دهیم:

مدیریت برگزاری نمایشگاه،

ارائه‌ی هرچه بهتر محصولات و خدمات نمایشگاهی،

نحوه‌ی اجاره غرفه در نمایشگاه های مختلف

و مدیریت حضور افراد در نمایشگاه.

غرفه سازی و اجاره غرفه در نمایشگاه

اولین مرحله جهت مدیریت برگزاری نمایشگاه، اجاره غرفه در نمایشگاه است.

پیش از شروع نمایشگاه، شرکت یا سازمان برگزار کننده نمایشگاه، شرایط اجاره غرفه در نمایشگاه را اعلام می‌نماید.

شرکت‌کنندگان، براساس معماری و صلاحدید برنامه‌ی بازاریابی خود در مورد تعداد، متراژ و طراحی غرفه ها تصمیم گیری می‌کنند.

سپس، متقاضیان، در طرح پیش ثبت نام، بسته به استراتژی واگذاری و اجاره غرفه ها، اقدام به ثبت نام می‌نمایند.

در این مرحله ممکن است دسترسی های متفاوتی برای شرکت کنندگان قرار داده شود.

در برخی از نمایشگاه ها، امکان انتخاب محل دقیق غرفه براساس نقشه از پیش تعیین شده، وجود دارد.

در بعضی دیگر از نمایشگاه ها، تنها می‌توان متراژ موردنظر یا سالن موردنظر را درخواست نمود و اجاره غرفه در نمایشگاه بر عهده برگزارکننده خواهد بود.

معمولا برگزار کنندگان نمایشگاه، چندین نوع متراژ برای غرفه ها در نظر گرفته‌اند.

متقاضی شرکت در نمایشگاه می‌تواند بین متراژهای موجود، بنا به صلاحدید و بودجه بازاریابی در نظر گرفته شد، اقدام نماید.

پس از ثبت نام و گرفتن غرفه در نمایشگاه، نوبت به طراحی غرفه و غرفه سازی می‌رسد.

غرفه سازی نیز می‌تواند بسته به بودجه‌‌، محل و متراژ غرفه و همچنین نوع محصولات و خدمات نمایشگاهی آن شرکت متفاوت باشد.

حال ممکن است شرکتی با همان اسکلت اولیه فلزی، غرفه خود را در نمایشگاه برپا سازد و نهایتا به نصب چند بنر اکتفا نماید.

و گاه ممکن است چند ده میلیون تومان صرف غرفه سازی نمایشگاه شود.

این انتخاب، کاملا بستگی به برنامه‌ی بازاریابی یک مجموعه، بودجه‌ی درنظر گرفته شده و خدمات قابل ارائه خواهد داشت.

شرکت دانش بنیان فراداده رایانه سورنا، به عنوان یک شرکت فعال در حوزه‌ی خدمات فناوری اطلاعات (IT) در نمایشگاه های تخصصی و عمومی بسیاری شرکت نموده است.

شرکت دانش بنیان فراداده در سال‌های نخست فعالیت خود، با توجه به شرایط بازار، تنها سامانه پیامک انبوه خود را در این نمایشگاه ها مطرح می‌نمود.

ولی امروز با گسترش محصولات و خدمات نمایشگاهی، تغییرات ظاهری و استراتژیک در زمان نمایشگاه ایجاد نموده است.

چه کسانی باید در غرفه نمایشگاهی حضور پیدا کنند؟

اجاره غرفه در نمایشگاه و غرفه سازی بخش مهمی از اصول مدیریت برگزاری نمایشگاه ها و در نهایت بازاریابی می‌باشد.

ولی مسلما تنها اصل مهم در مدیریت برگزاری نمایشگاه ها نیست!

یکی دیگر از اصول مهم حضور در نمایشگاه اینست که چه افرادی در غرفه باید حاضر شوند؟

افرادی که در غرفه به منظور صحبت با مخاطبان انتخاب می‌شوند، نقش مؤثری در بازخورد از نمایشگاه و بازاریابی خواهند داشت.

رعایت ادب و اصول اولیه‌ی معاشرت جز بدیهیات رفتاری شرکت کنندگان است.

ولی این موارد کافی نیست!

آشنایی با اصول مذاکره، آشنایی با فرهنگ مردم آن شهر یا کشور (به خصوص در نمایشگاه های بین‌المللی و خارجی)، آشنایی با زبان بدن و غیره؛

همگی از مواردی هستند که در جذب مخاطب و پیشبرد اهداف خدمات نمایشگاهی یا به عبارتی بازاریابی کمک خواهند کرد.

اگر این اصول توسط افراد حاضر در غرفه رعایت نگردد، ممکن است تأثیری کاملا منفی بر روی یک مخاطب و نتیجه‌ی بازاریابی داشته باشد؛

و از آن پس آن مخاطب، همانند یک مشتری ناراضی برای شرکت محسوب شود.

در خصوص تأثیر رضایت مشتری بر کسب و کار، مقاله‌ی “رضایت مشتری و تأثیر آن در مارکتینگ” را مطالعه فرمایید.

مورد دیگر اینکه در هر شرایطی می‌بایست در محل های پاسخگویی، افرادی برای این کار حاضر باشند؛

تمام توجه این افراد باید بر روی صحبت ها و درخواست های مخاطبان و خدمات نمایشگاهی سازمان باشد.

اگر تمامی افراد درون غرفه مشغول به صحبت باهم یا با مشتریان باشند، بسیاری از مخاطبان از مراجعه به غرفه منصرف خواهند شد.

این مورد در زمان‌بندی صرف ناهار یا استراحت نیز می‌بایست رعایت شود.

بنابراین، با درنظر گرفتن استقبال عموم از غرفه، باید تعداد کارمندان حاضر در نمایشگاه به گونه‌ای تعیین گردد که همواره فردی برای پاسخگویی به مخاطبان آماده باشد.

نباید فراموش کنیم که قصد ما از شرکت در نمایشگاه، معرفی خودمان و خدمات نمایشگاهی به مخاطبان و بازاریابی آن خدمات بوده است.

افراد درون غرفه می‌بایست اطلاعات کاملی از محصولات و خدمات نمایشگاهی شرکت داشته باشند.

هر چند که ممکن است بخش های تخصصی با هم متفاوت باشند؛

اما آشنایی همه پرسنل با محصولات، خدمات و پتانسیل های شرکت نقش مؤثری در جذب و پیدا کردن مشتریان بالقوه خواهد داشت.

به طور کلی می‌توان گفت یکی از اصلی ترین عناصر معرفی یک شرکت یا مجموعه در نمایشگاه ها، پرسنل حاضر در غرفه می‌باشند.

کاتالوگ، تراکت یا هدیه های تبلیغاتی

نمایشگاه، محل بازاریابی، معرفی و آشنایی مشتریان با محصولات یا خدمات آن می‌باشد.

بسیاری از مخاطبان، به دلیل تعدد غرفه ها یا زمان کمی که در اختیار دارند، ممکن است نتوانند در غرفه شما توقف نموده و با پرسنل شما صحبت کنند.

در این مواقع، ارائه‌ی کاتالوگ یا تراکت تبلیغاتی می‌تواند به شما کمک کند.

مخاطب با گرفتن کاتالوگ، در آینده، فرصت مطالعه خدمات و محصولات شما را خواهند داشت.

هدیه های تبلیغاتی هرچه پرکاربردتر باشد، نام شما را بیشتر در نگاه مشتری آورده و شرکت شما را در ناخودآگاه مخاطب قرار می‌دهد.

نکته ای که در این خصوص می‌بایست مدنظر داشت، این است که بابت هر یک از خدمات نمایشگاهی (شامل: کاتالوگ، تراکت یا هدیه ‌های تبلیغاتی) هزینه صرف شده است؛

لذا می‌بایست از اتلاف آن به نحوی جلوگیری گردد و به صورت مدیریت شده در اختیار مخاطبان قرار داده شود.

مدیریت را با خساست نباید اشتباه گرفت!

خساست در پخش کاتالوگ و هدیه های تبلیغاتی نیز به همان اندازه ناخوشایند است.

مدیریت برگزاری نمایشگاه به معنای استفاده درست از منابع و خدمات نمایشگاهی می‌باشد تا به بهترین نحو از آن بهره‌برداری شود.

این منابع به جهت معرفی شرکت و بازاریابی استفاده خواهند شد و استفاده درست از آنها به این هدف سرعت می‌بخشد.

خدمات نمایشگاهی

خدمات نمایشگاهی، از مهمترین مواردی است که باید پیش از شروع نمایشگاه و جهت مدیریت برگزاری نمایشگاه در خصوص آن تصمیم گیری شود؛

این که شما در برنامه بازاریابی شرکت چه محصولات یا خدمات نمایشگاهی را قصد دارید تا نمایش بگذارید. از جمله این موارد است

گاهی به نمایش گذاشتن محصولات آتی ممکن است به عنوان سیاست بازاریابی و معرفی محصول در نمایشگاه پیاده سازی شود.

گاهی نیز تنها مانور بر روی محصولات فعلی شرکت خواهد بود.

این مورد کاملا بسته به سیاست های داخلی و برنامه بازاریابی شرکت کننده، می‌تواند متغیر باشد.

جمع بندی

شرکت در نمایشگاه های رسمی داخلی یا بین المللی نقش مؤثری در پیش برد اهداف بازاریابی و افزایش فروش خدمات یا محصولات یک شرکت خواهند داشت.

به عبارتی، نمایشگاه یک ویترین رسمی و پر بازدید از محصولات و خدمات شرکت می‌باشد.

این ویترین به مدت محدود در دسترس خواهد بود و ممکن است تا یکسال آینده فرصت دوباره برای برپایی آن به وجود نیاید.

همانطور که چینش درون ویترین یک مغازه در جذب یا دفع مشتری مؤثر است، عدم آشنایی با فرهنگ و اصول مدیریت برگزاری نمایشگاه نیز در بازاریابی یک شرکت نقش خواهد داشت.

حال آنکه در نمایشگاه به صورت تخصصی محصولات و خدمات نمایشگاهی شما دیده شده و شرکت های بزرگ ممکن است از خدمات و محصولات شما بازدید نمایند؛

این خود به معنی یک بازاریابی متفاوت از دیگر روش ها خواهد بود.

پیش از شرکت در نمایشگاه، در بازاریابی خود برنامه ریزی دقیق و منسجمی داشته باشید تا بتوانید بهترین نتیجه را از این نوع بازاریابی کسب نمایید.